Додаток 2

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення 29 сесії міської ради

31.05.2023 № 97/29

РЕГЛАМЕНТ УПРАВЛІННЯ НАДАННЯ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ

КАМ’ЯНЕЦЬ-ПОДІЛЬСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

РОЗДІЛ І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Регламент управління надання адміністративних послуг (далі – Регламент) визначає порядок організації роботи управління надання адміністративних послуг (далі – Управління), його територіальних підрозділів, віддалених (у тому числі пересувних) робочих місць адміністраторів, порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

1.2. Управління у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про Управління та регламентом Управління.

1.3. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, встановленому Законом України «Про адміністративні послуги».

1.4. Надання адміністративних послуг в Управлінні здійснюється з дотриманням таких принципів:

верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

стабільності;

рівності перед законом;

відкритості та прозорості;

оперативності та своєчасності;

доступності інформації про надання адміністративних послуг;

захищеності персональних даних;

раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

неупередженості та справедливості;

доступності та зручності для суб’єктів звернення.

1.5. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням сесії міської ради.

1.6. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх посадових осіб Управління.

РОЗДІЛ ІІ. ВИМОГИ ДО ПРИМІЩЕННЯ,

В ЯКОМУ РОЗМІЩУЄТЬСЯ УПРАВЛІННЯ

2.1. Управління розміщується на першому поверсі адміністративної будівлі міської ради, яка знаходиться в центральній частині адміністративного центру об’єднаної громади в зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.

На вході до приміщення розміщуються вивіска з найменуванням Управління та табличка з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи тощо.

Графік роботи Управління, територіальних підрозділів, віддалених місць для роботи адміністраторів затверджується міською радою з урахуванням потреб суб’єктів звернення та відповідно до вимог Закону України “Про адміністративні послуги”.

Вхід до будівлі, де знаходиться Управління, має сходи, облаштовується пандусом та поручнями з обох боків для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок.

У будівлі, де знаходиться Управління, облаштовується санітарна кімната з урахуванням потреб осіб з інвалідністю, зокрема тих, що пересуваються на кріслах колісних, та інших маломобільних груп населення.

На території адмінбудівлі, де знаходиться Управління, облаштовуються місця для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення, зокрема відповідно позначені місця для автотранспортних засобів, якими керують (в яких перевозяться) особи з інвалідністю, у кількості, визначеній Законом України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні». Будівлі, приміщення та стоянки облаштовуються з урахуванням потреб осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення згідно з вимогами відповідних державних будівельних норм, стандартів і правил. На прилеглих вулицях розміщуються інформаційні таблички, на яких зазначається місце розташування Управління.

2.2. Приміщення Управління поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині, яка розміщена на першому поверсі адмінбудівлі, здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернень працівниками Управління. Суб’єкти звернень мають безперешкодний доступ до такої частини приміщення. Відкрита частина включає: сектор прийому; сектор інформування; сектор очікування; сектор обслуговування.

Закрита частина, яка розміщена на другому поверсі адмінбудівлі, призначена виключно для роботи СНАП – структурних підрозділів міської ради, пов’язаної з опрацюванням документів, пошти, а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву). Вхід до закритої частини приміщення суб’єктам звернень забороняється.

2.3. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернень з питань роботи Управління.

2.4. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернень з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, постери (плакати) та/або інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг, а також інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді, інформацію щодо здійснення консультування підприємців (у разі проведення такого консультування в приміщеннях центру), інформацію щодо здійснення прийому суб’єктів звернення з надання безоплатної правової допомоги (у разі проведення такого прийому в приміщеннях центру), а також інформацію щодо електронного урядування та електронної демократії, розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян, цифрових інновацій та технологій.

Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, комп’ютерною технікою з вільним доступом до Інтернету та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг приміщення, де розміщені сектор інформування центру, територіальний підрозділ центру, віддалене (у тому числі пересувне) робоче місце адміністратора, облаштовуються відповідними засобами (зокрема скринькою) та/або в них розміщується в доступному місці книга відгуків і пропозицій.

Для встановлення зворотного зв’язку із суб’єктами звернень в електронній формі у зазначеному приміщенні розміщується інформація, що містить гіпертекстові посилання та QR-коди на форми-опитувальники (анкети) для оцінювання суб’єктами звернення якості наданих їм адміністративних послуг, в тому числі на комп’ютерній техніці, у терміналах, інших технічних засобах, а також на відповідних веб-сайтах. Зазначена інформація розміщується окремо в секторах прийому, інформування, очікування та обслуговування.

2.5. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо. У секторі очікування облаштовуються не менш як 20 місць для суб’єктів звернень.

Сектор очікування Управління обладнаний автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та осіб з інвалідністю з порушеннями зору.

У адмінбудівлі, де знаходиться Управління, та у приміщеннях, де розміщені територіальний підрозділ, віддалені робочі місця адміністраторів, створюються умови для оплати суб’єктами звернень адміністративного збору (зокрема, знаходиться відділення банку, поштового зв’язку, розміщуються банкомати, платіжні термінали (у тому числі POS-термінали, програмно-технічні комплекси самообслуговування).

2.6. Сектор обслуговування утворюється за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернень має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора.

2.7. Площа секторів очікування і обслуговування та приміщення, де розміщено територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора, є достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернень і роботи адміністраторів. Загальна площа секторів очікування та обслуговування становить не менш як 70 кв. метрів.

2.8. На інформаційних стендах або інформаційному терміналі (у разі його наявності) розміщується інформація, зокрема про:

- найменування Управління, його місцезнаходження та місцезнаходження його територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;

- графік роботи Управління, територіального підрозділу, віддалених місць для роботи адміністраторів (в разі їх утворення) (прийомні дні та години, вихідні дні), який затверджується органом, що утворив центр, з урахуванням потреб суб’єктів звернення та відповідно до вимог Закону України “Про адміністративні послуги”;

- перелік адміністративних послуг, які надаються Управлінням, територіальним підрозділом, віддаленими місцями для роботи адміністраторів (в разі їх утворення) та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

- строки надання адміністративних послуг;

- бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

- платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

- супутні послуги, які надаються в приміщенні Управління;

- прізвище, ім’я, по батькові керівника Управління, контактні телефони, адресу електронної пошти;

- користування інформаційним терміналом (у разі його наявності);

- Положення про Управління;

- Регламент Управління.

- графік прийому суб’єктів звернення посадовими особами міської ради (у разі проведення такого прийому в приміщеннях Управління, у приміщеннях, де розміщені територіальний підрозділ, віддалені робочі місця адміністраторів);

- графік надання консультацій, прийому суб’єктів звернень суб’єктами, які забезпечують консультування та прийом у приміщеннях Управління;

- інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді;

- інформацію щодо електронного урядування та електронної демократії, розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян, цифрових інновацій та технологій.

2.9. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Управління, територіальний підрозділ, віддалені місця для роботи адміністраторів, розміщується у доступному та зручному для суб’єктів звернень місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернень та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.

Перелік адміністративних послуг, які надаються через територіальні підрозділи центру, віддалені (у тому числі пересувні) робочі місця адміністраторів (у разі їх утворення), затверджується органом, що утворив центр, з урахуванням потреб суб’єктів звернення.

2.10. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення, або на веб-сайті Управління та наявні в адміністраторів.

2.11. Особам з інвалідністю та іншим маломобільним групам населення забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, надрукованих шрифтом Брайля. У разі можливості на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування в інший спосіб, який є зручним для осіб з інвалідністю, зокрема осіб з порушеннями слуху, зору та інших маломобільних груп населення.

Для забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктам звернення, які є глухими, німими або глухонімими, до роботи Управління може залучатися перекладач жестової мови.

2.12. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі Управління беруть участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.

Графік роботи представників суб’єктів надання адміністративних послуг в Управлінні затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради.

Керівники суб’єктами надання адміністративних послуг забезпечують участь у роботі Управління своїх представників відповідно до порядку взаємодії.

РОЗДІЛ ІІІ. ІНФОРМАЦІЙНА ТА ТЕХНОЛОГІЧНА КАРТКИ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ

3.1. Суб’єктом надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу, яку він надає відповідно до закону, затверджуються інформаційна і технологічна картки.

3.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це міську раду, а також керівника Управління, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

3.4. Міська рада та керівник Управління можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

РОЗДІЛ IV. РОБОТА ІНФОРМАЦІЙНОГО ПІДРОЗДІЛУ УПРАВЛІННЯ

4.1. Для надання допомоги суб’єктам звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності), консультування із загальних питань організації роботи Управління та порядку прийому суб’єктів звернення може утворюватися інформаційний підрозділ або ці обов’язки покладаються на адміністратора Управління.

Інформаційний підрозділ або адміністратор Управління також:

- інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції Управління;

- консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;

- надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.

4.2. На веб-сайті www://cnap.kam-pod.gov.ua/ розміщується інформація, зазначена в пункті 2.8 цього Регламенту, а також відомості про місце розташування Управління (територіального підрозділу, віддалених місць для роботи адміністраторів), найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернень інформація.

4.3. Інформація, яка розміщується в приміщенні Управління, в тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності) та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною, зручною для пошуку та копіювання.

4.4. Суб’єктам звернення, які звернулися до Управління (до адміністраторів, що працюють на територіально підрозділі, віддалених робочих місцях, з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, що аналогічний способу звернення, або в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб.

РОЗДІЛ V. КЕРУВАННЯ ЧЕРГОЮ

5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень в Управлінні, територіальному підрозділі та у віддалених місцях для роботи адміністраторів вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.

5.2. В Управлінні може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернень на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до Управління, за телефоном та/або через веб-сайт. Прийом суб’єктів звернень, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником Управління години.

5.3. Управління може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернень.

РОЗДІЛ VI. ПРИЙНЯТТЯ ЗАЯВИ ТА ІНШИХ ДОКУМЕНТІВ

6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Управлінні, територіальному підрозділі або у віддалених місцях для роботи адміністраторів.

Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб – підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.

На вимогу суб’єкта звернення Управління забезпечує складання заяви в електронній формі, її друк та надання суб’єкту звернення для перевірки і підписання.

Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.

6.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

6.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів в Управлінні (територіальному підрозділі, віддаленому робочому місці адміністратора) особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

6.4. У разі, коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

6.5. Адміністратор перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

6.6. Адміністратор складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.

6.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора, а також відмітки про дату та час його складання. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в Управлінні електронного документообігу – в електронній формі.

6.8. Адміністратор під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (в Управлінні, територіальному підрозділі, віддаленому робочому місці адміністратора), спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового зв’язку, у тому числі кур’єром за додаткову плату, або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.

6.9. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг в Управлінні, територіальному підрозділі та на віддаленому робочому місці адміністратора може вестися централізовано (зокрема шляхом запровадження електронного документообігу) або окремо.

6.10. У разі, коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.

6.11. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.

6.12. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

РОЗДІЛ VII. ОПРАЦЮВАННЯ СПРАВИ

(ВХІДНОГО ПАКЕТА ДОКУМЕНТІВ)

7.1. Після вчинення дій, передбачених пунктами 6.1-6.12 цього Регламенту, адміністратор зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи, та у разі потреби оформляється акт приймання-передачі.

7.2. Передача справ у паперовій формі від Управління (територіального підрозділу, віддаленого робочого місця) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється в порядку, визначеному міською радою, але не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки відповідальним працівником Управління, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб. Відповідального за передачу документів по Управлінню (територіальному підрозділу, віддаленому робочому місцю) визначає керівник Управління.

Передача справ до суб’єкта надання адміністративної послуги може здійснюватися шляхом надсилання електронних копій оригіналів паперових документів (фотокопій) з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку, зокрема через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів, передача справ у паперовій формі у такому разі не здійснюється, крім випадків, передбачених законодавством.

7.3. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.

7.4. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника Управління.

7.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

- своєчасно інформувати Управління про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

- надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора про хід розгляду справи.

7.6. У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор невідкладно інформує про це керівника Управління.

РОЗДІЛ VIII. ПЕРЕДАЧА ВИХІДНОГО ПАКЕТА ДОКУМЕНТІВ

СУБ’ЄКТОВІ ЗВЕРНЕННЯ

8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Управління (територіального підрозділу, віддаленого робочого місця), про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).

8.2. Адміністратор невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів (телефоном та/або шляхом направлення йому телефонного текстового повідомлення, повідомлення на електронну пошту тощо), здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.

8.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається у журналі (у паперовій та/або в електронній формі).

У разі, коли способом отримання результатів надання адміністративних послуг обрано засоби поштового зв’язку, такий документ вкладається в рекомендований лист з позначкою “Адміністративна послуга”, яка проставляється працівником центру, і передається представнику оператора поштового зв’язку за накладною, під підпис.

8.4. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в Управлінні протягом трьох місяців, відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в Управлінні (територіальному підрозділі, віддаленому робочому місці), а потім передається для архівного зберігання.

8.5. У разі, коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або в електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.

8.6. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник Управління.

8.7. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу в паперовій (копія документів) та/або електронній (скановані копії документів) формі (заява суб’єкта звернення та інші документи, визначені міською радою за рішенням міської ради) може зберігатися в приміщенні Управління, приміщенні, де розміщено територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора.

У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.

Інформація про адміністративні послуги, надані адміністратором, що працює на територіальному підрозділі, віддаленому робочому місці, подається Управлінню для узагальнення в порядку, визначеному регламентом.

Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

8.8. Суб’єкт звернення може відкликати свою заяву про надання адміністративної послуги до моменту прийняття рішення у справі, крім випадків, визначених законодавством.

Адміністратор Управління невідкладно у день надходження заяви здійснює її реєстрацію, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу та дати отримання заяви про відкликання, та невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, передає суб’єкту надання адміністративної послуги, якому передано вхідний пакет документів щодо даної справи.

Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви про відкликання, повертає оригінали документів, подані для надання адміністративної послуги, до Управління, про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).

Адміністратор Управління невідкладно у день надходження оригіналів документів від суб’єкта надання адміністративної послуги повідомляє про це суб’єкту звернення.

РОЗДІЛ IX. ПРОЦЕДУРА ОСКАРЖЕННЯ

9.1. Будь-яка особа має право подати скаргу на дії чи бездіяльність персоналу Управління, якщо вважає, що ними порушено її права, свободи чи законні інтереси.

9.2. Суб'єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність адміністраторів, працівників Управління є начальник Управління або особа, яка його заміщає. Суб'єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність начальника Управління є міський голова у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян».

9.3. Керівник Управління розглядає скаргу невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів з моменту її реєстрації. У випадку, якщо скарга потребує додаткового дослідження матеріалів справи чи вчинення інших дій, необхідних для об’єктивного розгляду скарги, керівник Управління має право подовжити термін розгляду скарги, але не більш ніж до тридцяти днів з моменту реєстрації скарги, про що повідомляє суб’єкта звернення письмово або в інший обраний суб’єктом звернення спосіб.

9.4. Керівник Управління вчиняє всі необхідні дії для прийняття об’єктивного рішення за скаргою, в межах своїх повноважень вирішує питання відповідальності осіб, з вини яких допущено порушення.

9.5. Адміністративні акти, отримані через Управління, оскаржуються у порядку, встановленому чинним законодавством України.

РОЗДІЛ Х. ОСОБЛИВОСТІ ДІЯЛЬНОСТІ ТЕРИТОРІАЛЬНОГО ПІДРОЗДІЛУ УПРАВЛІННЯ, АДМІНІСТРАТОРА УПРАВЛІННЯ, ЩО ПРАЦЮЄ НА ВІДДАЛЕНОМУ РОБОЧОМУ МІСЦІ

10.1. Рішення про утворення та розміщення територіального підрозділу, віддаленого робочого місця адміністратора приймається міською радою відповідно до вимог, зазначених у пунктах 2.1. та 2.4 цього Регламенту, та з урахуванням потреб суб’єктів звернення, кількості населення, що буде ними обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.

Територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до такої будівлі.

Територіальний підрозділ Управління, адміністратор Управління, що працює на віддаленому (у тому числі пересувному) робочому місці, можуть обслуговувати населення одного або кількох старостинських округів.

10.2. У приміщенні, де розміщено територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг, з дотриманням вимог, встановлених пунктом 2.4 цього Регламенту.

10.3. Приміщення, де розміщено територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора (крім пересувного віддаленого робочого місця адміністратора) облаштовуються місцями для очікування суб’єктами звернень.

10.4. За рішенням міської ради, окремі функції адміністратора, пов’язані з отриманням заяви та вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг або наданням адміністративних послуг, можуть здійснюватися старостою.

РОЗДІЛ ХІ. ОСОБЛИВОСТІ ДІЯЛЬНОСТІ ПЕРЕСУВНИХ ВІДДАЛЕНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ АДМІНІСТРАТОРІВ

11.1. Пересувне віддалене робоче місце адміністратора призначене для проведення виїзного надання адміністративних послуг суб’єктам звернення із застосуванням сервісу “Мобільний адміністратор” - обслуговування проводиться адміністратором за місцем проживання/перебування суб’єкта звернення (житло, заклад охорони здоров’я, заклад соціального захисту тощо) за допомогою ручного мобільного комплекту програмних та технічних засобів з вільним доступом до Інтернету.

11.2. Формування комплекту програмних та технічних засобів, що використовуються на пересувному віддаленому робочому місці адміністратора, здійснюється залежно від адміністративних послуг, які надаються на такому робочому місці.

11.3. Захист інформації на пересувному віддаленому робочому місці адміністратора здійснюється відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах.

11.4. Міська рада визначає порядок роботи пересувного віддаленого робочого місця адміністратора та перелік категорій суб’єктів звернення, яким можуть надаватися адміністративні послуги на ньому.

11.5. Сервіс “Мобільний адміністратор” застосовується для надання адміністративних послуг та видачі результатів їх надання (у тому числі рішення про відмову в задоволенні заяви суб’єкта звернення) мешканцям населених пунктів, визначених органом, що утворив центр, з урахуванням територіальної доступності.

11.6. Міською радою можуть бути визначені інші категорії суб’єктів звернення, яким можуть надаватися адміністративні послуги за допомогою сервісу “Мобільний адміністратор”.

11.7. Складення (уточнення) маршруту та графіка роботи пересувного віддаленого робочого місця адміністратора здійснюється не рідше одного разу на тиждень на підставі заяв про надання відповідного сервісу. Якщо у роботі пересувного віддаленого робочого місця адміністратора беруть участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг, маршрут та графік роботи погоджується із зазначеними суб’єктами.

11.8. Заяви про надання відповідного сервісу подаються до Управління, територіального підрозділу, віддалених робочих місць адміністраторів суб’єктами звернення, їх представниками, родичами, особами, які здійснюють догляд за ними або проживають разом з ними, а також старостами, закладами охорони здоров’я, закладами соціального захисту, іншими закладами та установами, де проживають/перебувають суб’єкти звернення, одним із таких способів:

1) в усній формі - у разі відвідування Управління, територіального підрозділу, віддаленого робочого місця адміністратора або подання заяви за телефоном;

2) у паперовій формі - у разі надсилання заяви поштою;

3) в електронній формі - у разі подання заяви через відповідну інформаційно-телекомунікаційну систему.